Follow-up – der schmale Grat zwischen Engagement und Nerven
Du kennst das sicher: Ein vielversprechender Lead ist aufgetaucht, das erste Gespräch lief gut, doch dann… Funkstille. Was tun? Nachhaken natürlich! Aber hier liegt die Krux: Zu selten – und der Kunde könnte dich vergessen. Zu oft – und er fühlt sich bedrängt.
Das Follow-up ist eine Kunst, die viele unterschätzen. Fehler wie zu viel Druck, unregelmäßige Nachfragen oder eine unpassende Ansprache können Interessenten schnell vergraulen. In diesem Artikel erfährst du, wie du typische Fehler vermeidest, das richtige Timing findest und eine Follow-up-Strategie entwickelst, die nicht nervt, sondern begeistert.
So wird dein Follow-up zum Erfolg
1. Typische Fehler beim Follow-up
a) Zu häufige Kontaktaufnahme
Stell dir vor, ein Berater ruft dich alle zwei Tage an, schickt zusätzlich noch E-Mails und WhatsApp-Nachrichten. Klingt anstrengend, oder? Einmal hat mich ein Berater so oft kontaktiert, dass ich ihm irgendwann gesagt habe: „Wenn ich wirklich Interesse hätte, würde ich mich schon melden!“ Das war ein Lehrstück dafür, wie man Kunden verliert.
b) Keine klare Struktur
Viele vergessen, dass ein Follow-up mehr sein muss als ein schnelles „Ich wollte nur mal nachfragen…“. Ohne klaren Plan wirkt es unprofessionell und desinteressiert.
c) Falscher Zeitpunkt
Ein Interessent ist mitten im Urlaub oder hatte gerade ein stressiges Wochenende – und du rufst genau dann an? Timing ist alles.
d) Kein Mehrwert
Ein reines „Haben Sie sich schon entschieden?“ reicht nicht. Kunden wollen das Gefühl haben, dass sie durch deinen Kontakt etwas gewinnen.
2. Das richtige Timing: Wann ist Follow-up sinnvoll?
Die perfekte Follow-up-Strategie orientiert sich an deinem Kunden und seinem Entscheidungsprozess. Hier ein bewährter Zeitplan:
- 1. Kontakt: Direkt nach dem Erstgespräch (innerhalb von 24–48 Stunden). Bedanke dich für das Gespräch und fasse die wichtigsten Punkte zusammen.
- 2. Kontakt: Eine Woche später. Biete zusätzliche Informationen oder eine hilfreiche Ressource an.
- 3. Kontakt: Zwei bis drei Wochen nach dem letzten Gespräch. Frage gezielt nach, ob weitere Fragen bestehen oder ob du helfen kannst, die Entscheidung zu erleichtern.
Tipp: Halte die Kommunikation locker und freundlich. Nutze auch E-Mails oder kurze Nachrichten, um den Druck herauszunehmen.
3. Follow-up, das Mehrwert bietet
Statt nur nachzuhaken, solltest du deinem Interessenten das Gefühl geben, dass jeder Kontakt ihm nützt. Hier ein paar Ideen:
- Zusätzliche Ressourcen: Sende nützliche Links, Checklisten oder Tipps, die genau zu seinem Anliegen passen.
- Persönliche Ansprache: Gehe auf individuelle Wünsche oder Herausforderungen ein, die im Gespräch erwähnt wurden.
- Einladung zu Veranstaltungen: Lade den Interessenten zu einem Webinar, einer Besichtigung oder einem Netzwerktreffen ein.
- Angebot einer Entscheidungshilfe: Biete an, spezifische Fragen zu klären oder Alternativen aufzuzeigen.
4. Wann Follow-up nervt – und wie du das vermeidest
Niemand mag es, wenn der Berater zu penetrant ist. Folgende Punkte solltest du unbedingt beachten:
- Zu viele Kontakte in kurzer Zeit: Drei Anrufe in einer Woche? Ein absolutes No-Go.
- Ignorieren von Absagen: Wenn ein Kunde klar sagt, dass er kein Interesse hat, respektiere das. Ein sanftes „Wenn sich Ihre Meinung ändert, stehe ich gern zur Verfügung“ ist besser als weiteres Nachhaken.
- Unpassende Zeiten: Vermeide Anrufe früh morgens, spät abends oder an Wochenenden.
Mein persönlicher Fail: Einmal habe ich gedacht, hartnäckig zu sein sei ein Zeichen von Engagement. Ergebnis? Der Interessent hat mich blockiert. Seitdem weiß ich: Manchmal ist weniger mehr.
5. Tools und Strategien für effizientes Follow-up
CRM-Systeme:
Ein gutes Customer Relationship Management (CRM)-Tool hilft dir, den Überblick zu behalten. Du kannst:
- Gespräche und Notizen speichern.
- Erinnerungen für den nächsten Kontakt setzen.
- Automatische E-Mails planen.
Automatisierung:
Plane E-Mail-Sequenzen, die automatisch nach einer bestimmten Zeit gesendet werden. So bleibst du präsent, ohne zu aufdringlich zu wirken.
Segmentierung:
Teile deine Leads in Kategorien ein (z. B. „heiß“, „warm“, „kalt“), um deine Follow-up-Strategie darauf abzustimmen.
Pro-Tipp: Erstelle Vorlagen für E-Mails oder Nachrichten, aber passe sie immer individuell an. Niemand mag Massenmails.
Fazit: Follow-up – mit Strategie zum Erfolg
Eine gute Follow-up-Strategie ist keine Frage von Häufigkeit, sondern von Qualität. Mit einem klaren Plan, hilfreichen Inhalten und dem richtigen Timing wirst du Kunden beeindrucken und deine Abschlussrate steigern. Denke daran: Dein Ziel ist es, Vertrauen aufzubauen, nicht zu nerven.
Nimm dir die Zeit, deine Kontakte zu analysieren, setze auf individuelle Ansprache und halte immer im Hinterkopf, dass Follow-up ein Teil des großen Ganzen ist – nämlich der Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen.
Die besten Fragen aus dem Netz zum Thema Follow-up
1. Wie oft sollte ich nachfassen, ohne aufdringlich zu wirken?
Drei bis vier Kontakte in angemessenem Abstand sind ein guter Richtwert. Danach sollte der Kunde das Tempo bestimmen.
2. Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Follow-up?
Innerhalb von 24–48 Stunden nach dem Erstgespräch, gefolgt von einem weiteren Kontakt nach etwa einer Woche.
3. Sollte ich lieber anrufen oder eine E-Mail schreiben?
Das hängt von deinem Kunden ab. Manche bevorzugen persönliche Anrufe, andere finden E-Mails weniger aufdringlich. Eine Kombination ist oft am effektivsten.
4. Wie merke ich, dass ich den Kunden nerve?
Wenn er nicht reagiert oder ausdrücklich Desinteresse zeigt, solltest du den Kontakt reduzieren oder einstellen.
5. Wie messe ich den Erfolg meiner Follow-up-Strategie?
Nutze ein CRM-System, um die Abschlussrate pro Kontakt zu tracken. So kannst du herausfinden, welche Ansätze am besten funktionieren.
FAQ: Alles, was du über Follow-up wissen musst
1. Kann ich Follow-up komplett automatisieren?
Teilweise ja, besonders bei E-Mails. Dennoch ist eine persönliche Note unverzichtbar.
2. Was mache ich, wenn der Kunde nicht reagiert?
Gib ihm Zeit. Nach zwei bis drei Versuchen kannst du eine abschließende Nachricht senden und darauf hinweisen, dass du bei Fragen immer erreichbar bist.
3. Gibt es Branchenstandards für Follow-up?
Ja, in der Regel gelten ein bis zwei Wochen Abstand zwischen den Kontakten als guter Standard.
4. Wie kann ich Follow-up für mich angenehmer gestalten?
Sieh es nicht als Pflicht, sondern als Chance, Beziehungen aufzubauen. Mit einer klaren Struktur und hilfreichen Tools wird es weniger stressig.
5. Sollte ich nach einer Absage weiter nachfassen?
Nur, wenn die Absage nicht endgültig war. Ein lockeres „Ich bin für Sie da, wenn sich Ihre Situation ändert“ ist in solchen Fällen ausreichend.
Mit diesen Tipps und Tricks wird dein Follow-up nicht nur effektiver, sondern auch entspannter – für dich und deine Kunden.
Aline